Mail: ce qu’il faut éviter

Aujourd’hui, le mail fait inévitablement partie de la vie quotidienne de presque tout le monde. Et pourtant, on pense rarement aux convenances concernant l’envoi, la réception, ou la gestion des mails.

Selon un sondage de 2012, quelqu’un qui utilise les mails dans son travail appuie en moyenne sur la touche « envoi » 110 fois par jour, et une étude McKinsey la même année a constaté que nous dépensions un tiers de notre temps au travail à gérer nos boîtes mail.

 

S’attendre à ce que les gens répondent dans les minutes qui suivent et s’impatienter s’ils ne le font pas

Le mail n’a pas été créé pour qu’on se réponde tous les uns les autres à la vitesse de la lumière. S’il s’est écoulé un certain moment et que la personne semble avoir clairement oublié votre message (ou qu’il s’est perdu dans sa boîte de réception), il n’y a rien de mal à envoyer une relance amicale. Comme le fait remarquer Maura Nevel Thomas dans un post d’un blog de l’université du Texas à Austin, s’attendre à une réponse immédiate peut avoir des conséquences négatives sur les employés.

Envoyer des mails à vos employés le week-end

 

Le magazine Forbes a rapporté que presque deux tiers des employés déclarent recevoir des mails de leurs patrons en dehors de leurs heures de travail, et qu’ils se sentent obligés d’y répondre. Essayez de ne pas pousser vos employés à devoir vérifier leurs mails le week-end, mais si vous devez absolument envoyer un mail de travail le samedi ou dimanche, faites au moins en sorte de stipuler clairement que vous n’attendez pas de réponse avant lundi.

Ne pas prêter l’attention nécessaire à votre ligne « objet »

 

Evitez de laisser la ligne « objet » vide, tout comme énoncer un objet qui n’a rien à voir avec celui traité dans le mail (« Bon lundi! »). La ligne « objet » joue un rôle important »: informer votre destinataire de ce dont parle votre message – soit prévenir les gens de ce qu’ils vont lire avant qu’ils ouvrent (ou qu’ils jettent) votre mail.

Répondre à un mail en n’utilisant que les signes de ponctuation

 

Pas besoin d’être un ethnolinguiste pour voir la façon dont les technologies sont en train de changer notre façon d’utiliser le langage. Et si ce n’est pas forcément une mauvaise chose, il ne faut pas non plus éliminer les mots pour autant. Les émôticones, les points d’interrogation et d’exclamation ne sont pas des mots, alors tenez-vous en à l’alphabet (ou aux GIFS si vous cherchez à exprimer visuellement vos émotions).

 

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